Le second enjeu est la sécurisation. C'est un prérequis indispensable car il faut protéger ses données, qu'elles existent sur support papier ou sous une forme dématérialisée.
Il faut donc les protéger contre une destruction accidentelle (incendie, innondation, défaillance des systèmes de sauvegarde...), mais il faut également protéger leur accès contre des personnes non autorisées à les consulter.
Enfin, un autre enjeu important est le besoin croissant de collaboration et de communication. La complexité croissante des produits et services alliée aux effets de la mondialisation, implique la mise en place d'équipes multifonctionnelles, géographiquement dispersées, en charge de programmes et projets souvent complexes.
Ce n'est qu'en collaborant de manière importante à l'aide de solutions d'ECM que les équipes pourront, quel que soit leur emplacement géographique, tirer profit des ressources informationnelles de l'entreprise. En outre, l'information et la connaissance sont et ont toujours été une importante richesse pour une organisation dont ils constituent souvent le capital immatériel.
Plus que jamais le fonctionnement des organisations repose sur l'échange efficace et maitrisé d'informations en interne mais aussi avec les clients et les partenaires.
Les entreprises grandes ou petites (et aussi les administrations) doivent faire face, en plus du flux habituel d'informations sur support papier (factures, lettres, propositions, dessins, bons de commandes, notes, demandes de congés, plans, devis, documentation technique...), à une explosion du volume de contenus électroniques et à leur diversité, qu'ils soient issus de documents bureautiques, de documentations techniques, d'applications web, des e-mails...
L'un premiers enjeux est lié à l'accroissement de cette information dématérialisée et à sa diversité. Le coût total du stockage de ces contenus ne cesse de croître et la nécessité de se conformer aux lois et règlementations exige d'accorder une attention croissante au bon archivage de ces contenus et aux processus opérationnels qu'ils impliquent.
Gérer cette masse d'informations hétérogènes est en effet indispensable, car une information naît, vit et meurt et pendant tout son cycle de vie, il est primordial de pouvoir y accéder et la traiter à tout instant.
