PickaForm
PLAN DE CLASSEMENT
Le plan de classement est le fondement des projets documentaires. Il permet de hiérarchiser les informations selon l'organisation de votre entreprise et vos habitudes de travail. Ce classement vous permettra de répondre efficacement à vos recherches usuelles.
Il est souvent propre à chaque métier, et n'est pas nécessairement complexe. Créer son plan de classement dans PickaForm est une affaire de minutes !
Exemple de plan de classement simple pour une PME :
- Devis
- Propositions commerciales
- Bon de livraison
- Factures
- Plaquettes produits
- Courrier sortant
FORMULAIRES
Vous définissez vos formulaires d'information, sans aucun développement. Vous choisissez les champs utiles et leur type (champ libre, date, liste, case à cocher, etc...). Pour simplifier le travail, des modèles standards sont déjà paramétrés pour vous par défaut dans PickaForm.
Exemples de formulaires de saisie :
- Courrier entrant
- Facture
- Note de frais
- Déclaration d'incident
- Demande de congés
- Reporting d'activité
- Documentation technique
WORKFLOW
Un workflow est un circuit de traitement ou de validation de documents, de fichiers ou d'informations. C'est le coeur de vos processus.
Avec PickaForm, vous pouvez concevoir très facilement vos workflows et les lier à vos formulaires types.
Les workflows sont aujourd'hui très nombreux dans l'entreprise mais existent bien souvent dans une forme papier, comme pour le traitement du courrier entrant, le traitement d'une demande de congés, ou le traitement d'une note de frais.
Exemple de workflow : Gestion d'une non-conformité
Etape 1 : Déclaration de la non-conformtié
Etape 2 : Validation de la non conformité
Etape 3 : Analyse des causes
Etape 4 : Mise en place des actions correctives
Etape 5 : Clôture de la non-conformité
DIFFUSION
Avec PickaForm, vous accédez aux documents via un simple navigateur Web.
Vous organisez les informations en fonction de leur type et de leur public.
Vous pouvez d'un seul clic informer des collaborateurs de la publication d'un document : un email leur sera envoyé avec un lien vers le document publié.
Vous pouvez paramétrer des abonnements à certaines catégories de documents, pour être informés de leur mise à jour.
Vous pouvez également cloisonner les informations à caractères sensibles lorsque cela est utile, en gérant leurs droits d'accès.
RECHERCHE
PickaForm offre des options de recherche très souples.
D'abord, la recherche peut se faire à l'intérieur du plan de classement que vous aurez défini.
Exemple : recherche sur tous les documents de type "Facture".
Vous pourrez utiliser des mots-clés, qui seront recherchés au sein des méta-données, mais également au sein des fichiers eux-même (documents Word, Excel, Powerpoint, etc...)
Vous pourrez filtrer sur des dates (tous les documents de la semaine, du jour...), sur des tiers (documents adressés à l'URSSAF, etc...) ou bien encore sur des N° d'affaire / dossier (tous les documents du dossier client N°AF438, etc...)
MODELES BUREAUTIQUES
Il est difficile d'aborder des projets documentaires sans s'intéresser aux modèles bureautiques.
Toute organisation, de la multinationale à la PME, produit des fichiers bureautiques qui constituent bien souvent une masse importante des informations produites et à classer.
PickaForm vous permet de centraliser vos modèles bureautiques afin que chaque collaborateur dispose toujours de la bonne version du courrier type, du fax type, ou du contrat type...
PickaForm permet également de définir des champs de fusion pour alimenter automatiquement vos documents Par exemple, le nom et l'adresse du tiers, la date du jour, ou toute information du formulaire lié (une date de RDV, le montant d'une somme dûe dans un courrier de relance, etc...)
MULTI-SITES
Avec PickaForm, vous pouvez synchroniser les informations sur plusieurs sites afin de pouvoir travailler en mode déconnecté si une coupure de l'Internet survient.
La production et la consultation pourront continuer normalement, et les données seront re-synchronisées automatiquement entre les différents sites lorsque l'Internet refonctionnera.
Cette fonctionnalité, appelée réplication, vous permettra également d'utiliser PickaForm sur un ordinateur portable déconnecté du réseau.
IMPORT-EXPORT
Grâce au système d'importation de documents, vous pouvez récupérer vos fichiers depuis votre poste de travail, depuis le réseau ou bien un système tiers.
Si vous souhaitez utiliser PickaForm en sortie d'une chaine de numérisation, ou bien importer les documents migrés d'un autre système documentaire, l'outil permet d'indexer (classer) automatiquement les documents avec des méta-données au format XML (le format XML d'import est paramétrable).
Grâce au système d'exportation des documents, vous restez indépendant de PickaForm qui pourra, en un seul clic, exporter l'ensemble des documents avec leurs méta-données (au format XML). Rien de plus simple pour envisager une migration !
En partenariat total avec votre équipe, vos besoins et vos attentes seront pris en considération afin de vous proposer la solution la plus performante pour votre activité.
Avec PickaForm, vous aurez toujours le choix, choix de l'hébergement de vos données, choix des fonctionnalités que vous souhaitez déployer (la totalité ou une partie), choix du développement, par vos soins ou par notre équipe, qui pourra vous proposer une solution clé en main adaptée à vos besoins, choix du mode de financement de votre projet.
